Rechnungsprogramm für Autohändler: Deine Rechnung. Mit § 25a. Als E-Rechnung.

Ein Rechnungsprogramm für Autohändler muss vor allem eins können: Gebrauchtwagen mit Differenzbesteuerung nach § 25a abrechnen. Dabei fällt Umsatzsteuer nur auf die Spanne zwischen Ein- und Verkaufspreis an, und auf der Rechnung steht sie nicht extra. In PostMotor wählst du Auto und Käufer, die Rechnung kommt als PDF und zusätzlich als E-Rechnung. Zahlungen, Mahnungen und Kassenbuch hängen daran, für den Steuerberater gibt es den Export im DATEV-Format. Das alles gehört zum Paket PostMotor Business.

Differenzbesteuerung ist bei jedem Auto die Vorgabe, Regelbesteuerung stellst du um. Trag den Einkaufspreis ein: PostMotor rechnet die Umsatzsteuer nur auf den Betrag, um den der Verkaufspreis ihn übersteigt. Reparaturen und Nebenkosten senken diesen Betrag nicht. Auf die Rechnung kommt der Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung", die Umsatzsteuer steht nicht extra drauf. Fehlt der Einkaufspreis, warnt die Umsatzsteuer-Übersicht im Export davor. Verkaufst du mit Gewinn, stehen im DATEV-Export Einkaufsanteil und Differenz als zwei Buchungen.

Ja, beides. Über den Button „E-Rechnung" bekommst du zu jeder Rechnung ein ZUGFeRD-PDF nach EN 16931, der europäischen Norm für E-Rechnungen. Die Rechnungsdaten stecken als XML-Datei darin; die kannst du auch einzeln herunterladen. Ist die Datei fehlerhaft, meldet PostMotor das, statt sie auszuliefern. Schickt dir ein Lieferant eine E-Rechnung – ZUGFeRD oder XRechnung –, lädst du sie hoch, und PostMotor liest Lieferant, Nummer, Datum und Betrag aus. Eine reine XRechnung – nur XML, ohne PDF – erzeugt PostMotor nicht.

Ein ZIP für den Zeitraum, den du wählst: der Buchungsstapel für Verkäufe und Ausgaben im Format EXTF – dem Importformat der Buchhaltungssoftware DATEV –, dazu Kunden- und Lieferantenstamm, Kassenbuch, Excel-Listen mit offenen Posten und Umsatzsteuer-Übersicht, deine Belege, die Rechnungen als PDF und die Verfahrensdokumentation. Kontenrahmen SKR03 oder SKR04; jedes Konto kannst du nach Vorgabe deines Steuerberaters ändern. Das ZIP lädst du herunter, oder PostMotor mailt es deinem Steuerberater.

Zahlt ein Kunde nicht, erzeugst du per Klick die nächste Stufe: erst die Zahlungserinnerung, dann die 1., 2. und 3. Mahnung – jede als PDF, mit neuer Frist und auf Wunsch mit Mahngebühr. Für stornierte oder bezahlte Rechnungen lässt PostMotor keine Mahnung zu. Von selbst geht an deinen Kunden nichts raus. Dafür bekommst du täglich eine Mail mit überfälligen Restzahlungen, die du in den Benachrichtigungen abschalten kannst.

GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung. PostMotor liefert dafür die Technik: Rechnungen und Kassenbuchungen sind nach dem Schreiben festgeschrieben, korrigiert wird über einen eigenen Beleg. Rechnungsnummern vergibt PostMotor fortlaufend und ohne Lücke. Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen landen in einem Änderungsprotokoll, dessen Einträge miteinander verkettet sind – eine spätere Änderung fiele auf. Dazu erzeugt PostMotor die Verfahrensdokumentation – die Beschreibung, wie deine Belege entstehen und aufbewahrt werden – als PDF, ausgefüllt mit deiner Firma. Ob deine Buchführung als Ganzes stimmt, entscheiden auch deine eigenen Abläufe; das besprichst du mit deinem Steuerberater.

Deine Firmendaten: Firmenname, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Beim Käufer Name und vollständige Anschrift – fehlt etwas, sagt dir PostMotor genau, was. Präfix, Stellenzahl und Startnummer deiner Rechnungsnummern legst du selbst fest, auch mit Jahreszahl. So führst du eine bestehende Nummernfolge weiter; zurückdrehen lässt sie sich nicht.